Управленцы в России
Telegram ·
Прибить или приклеить? О том, как сделать встречи эффективнее
Успех любого бизнеса достигается не только за счет долгосрочных целей и планов, но и за счет обеспечения эффективности повседневного рабочего процесса и максимального использования ресурсов, времени, в том числе. Митинги — это необходимое зло, которое нужно оптимизировать.
По статистике, только в США на непродуктивные встречи ежегодно уходит около 37 млрд. долларов. А короткие встречи, наоборот, могут стать частью корпоративной культуры — это показывает уважение к времени сотрудников и их графику.
Дам несколько советов, как сделать ваши митинги более эффективными:
1. Действительно ли эта встреча необходима?
До пандемии было нормальным ездить в другой город, чтобы провести часовую встречу, и расписание на день было забито, оставляя мало времени для реальной работы. После пандемии мы узнали, что такие встречи могут проходить онлайн, быть более эффективными и быстрыми, оставляя достаточно места для приоритетных, операционных и управленческих задач.
Раньше мы встречались ради того, чтобы встретиться, но 2020 год показал, что многие вопросы решаются быстрее онлайн. Подумайте, так ли необходимо выделять на это время, или задачу можно обсудить парой сообщений?
2. Составьте повестку дня. Обсудите ее. Выполните.
Правильная встреча включает в себя конкретные пункты в агенде, и о них следует объявить заранее или хотя бы в начале встречи. Руководитель или организатор должен четко сообщать регламент и быть пунктуальным. Все встречи нужно ставить в календарь и писать агенду прямо в в календаре.
Это самый сложный пункт – на моей практике его практически никто не выполняет. Зато, если задуматься, он критически важнен. Если организатор встречи готовит план, а также вопросы – активность всегда повышается в разы!
3. Правило 45 минут. Разработайте основные правила, связанные со временем.
Практически любую встречу можно поместить в 45 минут. Более того, это по моим наблюдениям критические максимальное время для сохранения концентрации и обсуждение повестки. Недаром уроки в школе длятся 45 минут.
И дополнительно стоит добавить основные правила, которые ваша команда будет придерживаться на своих собраниях. Все мои советы можно внедрить на постоянную основу, например: A) мы всегда начинаем вовремя; В) мы обсуждаем только те вопросы, к которым заранее подготовились; С) мы придерживаемся расписания и повестки дня.
4. Организатор по итогам встречи формирует список TO DO и отправляет участникам.
Митинг, который не заканчивается конкретным списком задач — это бесполезный митинг. Всегда оформляйте план в письменном виде и делитесь ими с участниками. Это ещё одно сложное упражнение, которые практически никто не делает. Оно ещё и повышает эффективность вложенного времени во встречу. Потом этот список может стать основой для повестки дня следующего собрания.
5. И наконец, меньше встреч и больше small talks!
Тенденция к персонализированному лидерству приобретает все большую силу в наше время. Делайте групповые собрания как можно короче, а индивидуальные встречи с сотрудниками чаще, создавайте связи. Найдите время, чтобы послушать своих людей, их истории, их идеи и их проблемы. Выпейте с ними кофе на обеде.
И кстати, “Прибить или приклеить” – мем, который заставляет меня рефлексировать и стараться упрощать сложное.
Пишет Роман Катеринчик @katerynchyk_live
